1- واریز فیش تعیین نام و ثبت اطلاعات شناسایی متقاضی

     متقاضي نسبت به واريز مبلغ تعيين شده جهت تعيين نام به شماره حساب مربوطه در يکي از شعب بانک ها اقدام نموده و اطلاعات فيش واريزي را به همراه مشخصات شناسايي متقاضي ثبت و پس از تکمیل مدارک مربوط به قسمت سرچ اولیه نام مراجعه می نماید.

2- انتخاب نام اولیه توسط تعیین نام :

متصدی تعیین نام پس از رویت مدارک نسبت به انتخاب نام اولیه اقدام
می نماید.

3) قسمت کارشناسی پذیرش:

کارشناس مربوطه پس از بررسی مدارک در صورت تکمیل بودن اقدام به پذیرش نموده و پس از ثبت مشخصات متقاضی و نوع پذیرش در سیستم ، رسید پذیرش را  صادر نموده و یک نسخه آن را به مدارک منضم نموده و یک نسخه را را به تقاضی تحویل می نماید.

4) ورود اطلاعات :

     پس از ورود اطلاعات  مدارک توسط کاربر و تائید صحت آن توسط متقاضی درخواست مربوطه به واحد تعیین نام جهت تائید نهایی نام و تعیین کارشناس تاسیس ارسال می گردد. بدین  ترتيب الويت هاي مشخص شده از طرف متقاضي نام مورد نظر در سیستم بررسی
می گردد. پس از کارشناسي و کنترل نام ها توسط کارشناس تعيين نام سرپرست تعيين نام موظف به تأييد و يا رد نظريه کارشناس مربوطه مي باشد.

     قابل توجه است که پس اعمال نظريه سرپرست تعيين نام، متقاضي درخواست کننده از وضعيت تأييد و يا رد نام هاي درخواست شده خود و در صورت انتخاب يک نام عنوان نام انتخاب شده مطلع مي گردد. وجود ايراد در نام هاي مشخص شده به صورت پيغام ايرادي به متقاضي ارسال شده و در صورت رد تمامي نام ها توسط واحد تعيين نام متقاضي موظف است نسبت به رفع نقص نام ها و ارسال مجدد آن ها اقدام نمايد.  قابل ذکر است که نام تعيين شده از تاريخ تعيين ،از تاريخ تعيين تا ثبت شرکت صرفا تا2 ماه اعتبار داشته و پس از مهلت فوق اگر شرکت همچنان ثبت نشده باشد بايد نسبت به تمديد نام در واحد تعيين نام اقدام نمايد .

5 )تعيين کارشناس مميزي:

 پس از تعيين و انتخاب نام شرکت، اطلاعات متقاضي به همراه مشخصات پرونده درخواست شده به کارشناس تعیین شده از سوی سیستم ارجاع می گردد.( ارجاع خودکار توسط سیستم اداره ثبت شرکت ها :  در ارجاع خودکار، سيستم پس از کنترل و سنجش آمار پرونده هاي در دست بررسي مميزان کارشناسي اقدام به انتخاب کارشناس مميزي مورد نظر مي نمايد.)

6) بررسي کارشناسی تاسیس:

     پس از ارجاع پرونده به کارتابل بررسي اصل مدارک کارشناس ، متقاضي فرم هاي چاپ شده را توسط شرکاء تکميل امضاء نموده و به همراه مدارک شناسايي و در صورت نياز اصل مجوز صادر شده به کارتابل بررسي اصل مدارک مربوط به کارشناس مميزي بررسي کننده پرونده، تحويل مي نمايد.   در کارتابل جاري صحت مدارک کنترل و در صورت تکميل بودن مدارک پرونده به کارتابل دفتر ثبت تأسيس ارسال مي گردد و در صورت وجود نقص در صحت اطلاعات ارسال شده از طرف متقاضي، پرونده به کارتابل کارشناس مميزي بررسي کننده جهت بررسي مجدد ارسال مي گردد.   در صورتيکه ايرادات غير قابل رفع باشد . درخواست ثبت بکلي رد خواهد شد ضمنا شرکت با مسئوليت محدود مي بايستي تمام سرمايه نقدي شرکت را تا ديه و سهم الشرکه غير نقدي نيز تقويم وهمراه مدارک تسليم گردد . در شرکتنامه بايد صراحتا قيد شده باشد که سهم الشرکه هاي غيرنقدي هر کدام به چه ميزاني تقويم شده است هر شرکتي که بر خلاف اين موارد تشکيل شده باشد باطل و از درجه اعتبار ساقط است. براي اطلاع از مقررات مربوط به شرکت با مسئوليت محدود مراجعه شود به مواد94 الي 115 قانون تجارت مصوب سال1311 و آئين نامه و نظامنامه قانون ثبت شرکتها مصوب11/3/1310 وشهريور 1340 و2/3/1310. در صورت تکمیل مدارک و رفع ایرادها و اخذ مجوز متن پیش نویس آگهی در سیستم به کارتابل سرپرستی ارسال می گردد .

7)  بررسی سرپرستی:

پس از ارجاع پرونده به سرپرستی ، مسئول مربوطه پس از بررسی مدارک اقدام به امضاء پیش نویس آگهی مربوطه نموده و در خواست مربوطه را در سیستم تائید می نماید و متقاضی به واحد حسابداری جهت پرداخت هزینه های ثبت مراجعه می نماید .  در صورت رد نظريه کارشناس مميزي بررسي کننده پرونده، پرونده به همراه شرح رد نظريه به کارتابل کارشناس مميزي مربوطه برگشت داده خواهد شد.

8) محاسبه هزینه ثبتی :

     پس از ارجاع پرونده به واحد حسابداری ، مشخص شده و متقاضی می بایست نسبت به پرداخت هزینه های مذکور اقدام نماید . ( هزینه حق الثبت و هزینه حق الدرج )

پس از تکميل فيش هاي واريزي متقاضي و ثبت آنها در حسابداري تأسيس پرونده به واحد ثبت دفاتر تاسیس ارسال می گردد.

9) دفتر ثبت تاسیس :

پس از ارجاع پرونده به کارتابل دفتر ثبت تاسیس ، اطلاعات مربوطه در  دفاتر ثبت نوشته می شود  و ذیل دفاتر ثبت توسط متقاضی پس از احراز هویت  اخذ امضاء  می گردد ، که در این مرحله شماره ثبت تقاضای مربوطه تعیین می گردد.

10) دبیرخانه مکانیزه :

در این مرحله متقاضی می بایست پیش نویس آگهی که ذیل آن عبارت تکمیل امضاء درج شده است را به متصدی مربوطه در واحد دبیرخانه جهت دریافت نسخه های پاکنویس آکهی که در آن شماره و تاریخ صدور درج گردیده تحویل نماید .

11) مراجعه به ریاست :

متقاضی پس از دریافت نسخه های پاکنویس ( به همراه پیش نویس) جهت اخذ امضاء از ریاست یا معاون اداره مراجعه می نماید و پس از امضای به قسمت دبیرخانه جهت ممهور نمودن اوراق مراجعه  می نماید . در این مرحله متقاضی می بایست نسخه اصل آگهی صادره که ممهور به مهر برجسته می باشد را به قسمت روزنامه رسمی جهت چاپ آگهی تحویل نماید.